Galateo aziendale per uomini: 25 regole pratiche

Regola 1. Presentazioni

Alzatevi in ​​piedi quando venite presentati o quando presentate altri, e in contesti formali nominate prima la persona di rango superiore, seguita dalla persona che state presentando, con una breve descrizione di ciascuna.

Perchè é importante

Una presentazione chiara dimostra cortesia verso entrambe le persone e offre loro un argomento di conversazione.

Come farlo

– Alzati completamente se sei seduto e in grado di

– Rivolgetevi prima alla persona con maggiore anzianità di servizio, ad esempio: "Signora Patel, le presento David Mitchell, che si è appena unito al nostro team come responsabile dei progetti digitali."

– Stabilisci un contatto visivo e parla in modo chiaro

– Menziona un dettaglio rilevante su ciascuna persona

Evitare

– Rimanere seduti senza motivo durante una presentazione

– Usare i nomi di battesimo in un contesto formale prima di essere invitati a

– Nomi pronunciati in fretta o borbottando

Regola 2. Strette di mano

Nei paesi in cui la stretta di mano è consuetudine, offrite una stretta di mano ferma ma non troppo forte, mantenendo il contatto visivo e un sorriso, che duri un attimo o due.

Perchè é importante

La stretta di mano è solitamente il primo saluto fisico, e una stretta di mano goffa può distrarre dalla conversazione.

Come farlo

– Offri la tua mano destra, con il palmo asciutto

– Incontrare completamente la mano dell'altra persona, da un lato all'altro.

– Utilizzare una pressione moderata e confortevole e una o due scosse

– Stabilisci un contatto visivo e sorridi

– Segui l'esempio dell'altra persona laddove le usanze differiscono, ad esempio un inchino o l'assenza di un saluto fisico.

Evitare

– Una presa debole o schiacciante

– Distogliere lo sguardo durante il saluto

– Tenere l'altra mano in tasca

Regola 3. Alzarsi in piedi per salutare

Alzatevi in ​​piedi per salutare i visitatori che si avvicinano alla vostra scrivania o al vostro ufficio e, durante le riunioni, aspettate che l'ospite o la persona di rango più elevato si sieda prima di farlo voi.

Perchè é importante

Alzarsi in piedi è un gesto che accoglie l'arrivo di qualcuno e dimostra che gli si sta prestando attenzione.

Come farlo

– Alzarsi all'arrivo di un visitatore o di un cliente

– Allontanati dalla scrivania se c'è spazio

– Rimani in piedi finché non ti viene chiesto di sederti o finché non si siedono gli altri.

Evitare

– Un'alzata svogliata mentre si continua a guardare lo schermo

– Sedersi di fronte al padrone di casa o agli ospiti in una riunione formale

Regola 4. Puntualità

Arrivate con qualche minuto di anticipo agli incontri e ai colloqui, e ancora prima se siete voi a ospitare.

Perchè é importante

La puntualità dimostra rispetto per il tempo altrui e permette di iniziare la riunione pronti.

Come farlo

– Pianifica il tuo viaggio con largo anticipo

– Avvia la videochiamata con qualche minuto di anticipo per verificare la connessione.

– Arriva con sufficiente anticipo per preparare la stanza quando fai da host

– Avvisa le persone non appena sai che farai tardi, indicando un orario di arrivo realistico.

Evitare

– Entrare a riunione già iniziata senza avvisare nessuno

– Programmare riunioni una dopo l'altra senza tempo per viaggiare o prepararsi

Regola 5. Contatto visivo e linguaggio del corpo

Utilizza un contatto visivo naturale, una postura aperta e gesti calmi per apparire coinvolto e a tuo agio.

Perchè é importante

Il linguaggio del corpo, oltre a ciò che dici, influenza l'attenzione e la sicurezza che trasmetti.

Come farlo

– Stabilisci un contatto visivo regolare senza fissare

– Rivolgiti alla persona con cui stai parlando

– Mantieni una postura eretta ma rilassata

– Mantieni i gesti calmi e aperti

Evitare

– Guardare oltre la spalla di qualcuno mentre parla

– Agitarsi o controllare il telefono

– Una sbilanciata in avanti aggressiva

Regola 6. Preparazione della riunione

Leggete l'ordine del giorno e i documenti prima della riunione e presentatevi con appunti e domande già pronti.

Perchè é importante

Una buona preparazione rende le riunioni brevi e produttive e dimostra che si rispetta il tempo degli altri.

Come farlo

– Rivedere i materiali con largo anticipo, idealmente il giorno prima

– Prepara alcune domande o punti pertinenti

– Scopri di più su partecipanti o argomenti sconosciuti

– Porta con te ciò di cui hai bisogno, come documenti o un computer portatile carico.

Evitare

– La prima lettura dei documenti durante la riunione

– Porre domande a cui la lettura preliminare ha già risposto

Regola 7. Telefoni e dispositivi

Silenzia il telefono e tienilo fuori dalla vista durante riunioni e conversazioni, a meno che non ti serva per la riunione stessa.

Perchè é importante

Un telefono visibile o che vibra indica che la tua attenzione è altrove.

Come farlo

– Silenzia i dispositivi prima di entrare

– Utilizzare il laptop esclusivamente per le attività legate alle riunioni.

– Informate il presidente in anticipo se prevedete di ricevere una chiamata urgente.

Evitare

– Controllo dei messaggi durante le conversazioni

– Lasciare le notifiche sonore

– Mettere il telefono sul tavolo durante i pasti

Regola 8. Condotta durante le videochiamate

Dedicate la stessa attenzione a una riunione video che riservereste a un incontro di persona.

Perchè é importante

Inquadrato dalla telecamera, le piccole distrazioni sono facilmente visibili e la scarsa qualità audio rende difficile la comprensione da parte degli altri.

Come farlo

– Disattiva il microfono quando non stai parlando

– Guarda la telecamera quando parli

– Utilizza la funzione "alza la mano" oppure attendi una pausa prima di parlare.

Evitare

– Mangiare davanti alla telecamera

– Stando visibilmente lavorando ad altro

Regola 9. Interventi durante le riunioni

Parlate in modo chiaro e conciso, lasciate che gli altri finiscano e partecipate alla discussione.

Perchè é importante

Comunicare in modo chiaro e rispettoso facilita il processo decisionale e incoraggia la partecipazione degli altri.

Come farlo

– Parla a un ritmo misurato e a un volume sufficientemente alto per la stanza

– Mantieni i punti brevi e pertinenti

– Tenere conto delle differenze linguistiche e culturali

Evitare

– Interrompere o parlare sopra gli altri

– Dominare la discussione

Regola 10. Note e follow-up

Prendi nota delle decisioni, delle azioni e delle scadenze e dai seguito tempestivamente.

Perchè é importante

Una buona comunicazione previene incomprensioni e impegni non rispettati.

Come farlo

– Registrare decisioni, responsabili e scadenze

– Rileggete i vostri appunti subito dopo la riunione.

– Inviare le azioni concordate alle persone che ne hanno bisogno

Evitare

– Affidarsi esclusivamente alla memoria

– Condividere appunti riservati con persone esterne alla riunione

Regola 11. Incontri di persona

Prendete posto in un posto adatto al vostro ruolo, tenete in ordine il vostro materiale e rimanete concentrati fino alla fine della riunione.

Perchè é importante

Il modo in cui ti comporti durante una riunione comunica a colleghi e clienti il ​​tuo modo di lavorare.

Come farlo

– Siediti vicino alla sedia se stai presentando

– Tieni i tuoi documenti e il tuo computer portatile nel tuo spazio personale

– Contribuisci quando hai qualcosa di utile da aggiungere

Evitare

– Conversazioni a margine

– Preparare i bagagli prima che il presidente chiuda la riunione

Regola 12. Configurazione della videochiamata

Prima di una videoconferenza, preparate la videocamera, l'audio, l'illuminazione, lo sfondo e l'abbigliamento.

Perchè é importante

Un'immagine e un suono nitidi permettono alle persone di concentrarsi su ciò che dici.

Come farlo

– Prova la fotocamera e il microfono qualche minuto prima

– Posiziona la fotocamera all'altezza degli occhi con una fonte di luce di fronte a te

– Scegli uno sfondo ordinato o neutro, oppure uno sfondo virtuale approvato dall'azienda.

– Vestitevi come fareste per un incontro di persona con le stesse persone

Evitare

– Unirsi da un letto o da un'auto in movimento

– Uno sfondo che distrae

Regola 13. Riunioni ibride

Quando alcune persone sono presenti fisicamente nella stanza e altre sono collegate da remoto, assicurati che tutti possano seguire e contribuire.

Perchè é importante

I partecipanti da remoto possono facilmente essere esclusi dalla conversazione.

Come farlo

– Ripetere le domande poste in aula per i partecipanti da remoto

– Presta attenzione alle mani alzate e ai messaggi in chat

– Posizionare telecamere e microfoni in modo che i partecipanti da remoto possano vedere e sentire i relatori

Evitare

– Conversazioni a parte nella stanza

– Dimenticare di verificare che i partecipanti remoti abbiano capito

Regola 14. Email

Scrivi email chiare e cortesi, con un oggetto informativo, una richiesta esplicita e un saluto appropriato.

Perchè é importante

Le email costituiscono una testimonianza duratura, e quelle poco chiare creano lavoro extra.

Come farlo

– Utilizza un oggetto che indichi il contenuto dell'email.

– Mantieni un tono professionale, anche quando conosci bene il destinatario.

– Indica le azioni necessarie e quando devono essere eseguite.

– Rispondi entro i tempi previsti dalla tua organizzazione oppure conferma la ricezione dell'e-mail se una risposta completa richiederà più tempo.

Evitare

– Scrivere in lettere maiuscole o abusare dei punti esclamativi

– Oggetto vuoto

– Inoltro di materiale riservato senza autorizzazione

Regola 15. Chiamate telefoniche

Rispondi prontamente, parla in modo chiaro e presta la massima attenzione all'interlocutore.

Perchè é importante

Una telefonata è spesso il primo contatto diretto che qualcuno ha con te.

Come farlo

– Rispondi indicando il tuo nome e, se pertinente, il nome della tua azienda.

– Parlare in modo chiaro e a un ritmo confortevole

– Rispondere alle chiamate tempestivamente, idealmente entro lo stesso giorno lavorativo o il giorno lavorativo successivo.

– Mantieni i messaggi vocali brevi e includi il tuo numero

Evitare

– Mangiare durante una chiamata

– Mettere qualcuno in vivavoce senza avvisarlo

– Rispondere ad altri messaggi durante la chiamata

Regola 16. Ristorazione d'affari

Seguite l'esempio del vostro ospite, mantenete la conversazione equilibrata e rispettate le buone maniere a tavola.

Perchè é importante

I pranzi di lavoro uniscono lavoro e ospitalità, e le buone maniere contribuiscono a far sì che entrambi si svolgano senza intoppi.

Come farlo

– Metti il ​​tovagliolo sulle ginocchia quando ti siedi

– Aspetta che tutti siano serviti o che l'ospite inizi, prima di iniziare

– Seguite i ritmi del pasto in base alla tavola

– Segnalate di aver finito appoggiando insieme coltello e forchetta sul piatto.

– Seguite l'esempio dell'ospite in fatto di alcol e bevete con moderazione, se proprio dovete astenervi dal bere.

– Ringrazia l'ospite prima di andartene

Evitare

– Allungare la mano sul tavolo

– Usare il telefono durante il pasto

– Parlare con la bocca piena

Per consigli su cosa indossare, consulta la nostra guida all'abbigliamento per una cena di lavoro.

Regola 17. Networking

Considera il networking come un'opportunità per conoscere meglio le persone e poi dai seguito ai contatti.

Perchè é importante

Le relazioni professionali si costruiscono attraverso numerose brevi conversazioni.

Come farlo

– Presentati chiaramente indicando nome e ruolo

– Ascolta più di quanto parli e fai domande

– Scambiarsi i recapiti quando c'è un motivo per rimanere in contatto

– Dare seguito entro pochi giorni

Evitare

– Monopolizzare una persona

– Collezionare carte senza conversazione

Regola 18. Eventi

Rispondete prontamente agli inviti, rispettate il codice di abbigliamento e ringraziate i padroni di casa.

Perchè é importante

Gli eventi aziendali sono occasioni di socializzazione, ma colleghi e clienti notano comunque il tuo comportamento.

Come farlo

– Conferma se parteciperai

– Verificare il codice di abbigliamento e l'orario di inizio

– Saluta gli ospiti e gli organizzatori

– Ringraziate i padroni di casa prima di partire

Evitare

– Bere troppo

– Pubblicare foto di altri senza autorizzazione

Regola 19. Ospitalità aziendale

Accettate o offrite ospitalità nel rispetto delle politiche aziendali e utilizzatela per costruire relazioni, non per esercitare pressioni.

Perchè é importante

L'ospitalità può rafforzare i rapporti, ma è anche regolamentata dalle norme aziendali e, in alcuni settori, dalla legge.

Come farlo

– Verifica prima la politica aziendale in materia di ospitalità.

– Arrivate puntuali e ringraziate chi vi ospita

– Ricorda i nomi e i ruoli delle persone che incontri

Evitare

– Superamento dei limiti previsti dalla polizza

– Discutere di questioni riservate in contesti pubblici

– Portare ospiti non invitati

Regola 20. Doni

Offrire e accettare regali nel rispetto delle politiche aziendali e tenendo conto delle aspettative culturali.

Perchè é importante

I regali possono essere un segno di apprezzamento, ma quelli inappropriati possono creare obblighi o sollevare questioni etiche.

Come farlo

– Verifica la politica aziendale in materia di regali e gli eventuali limiti

– Imparare le usanze della cultura della persona

– Scegli regali modesti e pensati con cura

Evitare

– Donazioni superiori ai limiti previsti dalla polizza

– Contanti o equivalenti in contanti

– Regali eccessivamente personali

Regola 21. Abbigliamento professionale

Attenetevi al codice di abbigliamento del vostro datore di lavoro e a eventuali istruzioni specifiche per riunioni o eventi, e indossate abiti adeguati al contesto.

Perchè é importante

L'abbigliamento è tra i primi dettagli che le persone notano, e un abbigliamento adeguato al contesto permette di concentrare la conversazione sul proprio lavoro.

I codici di abbigliamento variano da un datore di lavoro all'altro, pertanto il riferimento da fare è la politica aziendale scritta o le istruzioni del responsabile dell'azienda, non una regola universale.

Come farlo

– Mantieni un piccolo nucleo di abiti da lavoro che rispettino il codice di condotta del tuo luogo di lavoro.

– Se il vostro codice di abbigliamento lo richiede, scegliete abiti eleganti in colori classici come blu navy, antracite o grigio; anche il nero è accettabile.

– Assicurati che i capi siano comodi e apporta piccole modifiche dove necessario

– Mantieni le scarpe pulite e lucidate e ripara i tacchi usurati

– Mantieni le camicie pulite e stirate; arieggia e spazzola gli abiti di lana tra un utilizzo e l'altro e stirali solo quando necessario, seguendo le istruzioni sull'etichetta di lavaggio.

– Se preferisci questo stile, opta per accessori semplici, come orologio e fibbia della cintura in metalli simili.

– Offrire opzioni per il caldo e il freddo che siano comunque conformi alle normative.

Evitare

– Indumenti stropicciati o macchiati

– Loghi di grandi dimensioni in contesti aziendali formali

– Lasciare che le tendenze della moda prevalgano sul codice di condotta del tuo luogo di lavoro

– Scarpe graffiate o non lucidate

– Ignorare il codice di abbigliamento stabilito per una riunione o un evento

– Ignorare le condizioni meteorologiche quando si pianifica cosa indossare

Per maggiori dettagli, consulta le nostre guide sull'abbigliamento professionale e sull'abbigliamento business casual.

Regola 22. Cura della persona

Cura il tuo aspetto e mostra rispetto per i tuoi colleghi.

Perchè é importante

Un aspetto curato rende gli spazi condivisi più confortevoli e valorizza il tuo abbigliamento.

Come farlo

– Mantieni i capelli in ordine, qualunque sia lo stile o la lunghezza che porti

– Tieni la barba o i baffi ben curati se li hai, oppure raditi con precisione se preferisci

– Tenere le unghie pulite e tagliate

– Se indossi un profumo, scegline uno leggero.

– Curare l'igiene orale durante tutta la giornata

Evitare

– Profumi intensi negli spazi comuni

– Trascurare l'igiene orale

– Capelli o barba in disordine

Regola 23. Spazio di lavoro

Mantieni la tua scrivania e gli spazi condivisi in ordine e sicuri.

Perchè é importante

Uno spazio di lavoro ordinato aiuta a trovare rapidamente i documenti, protegge le informazioni riservate e rispetta i colleghi che condividono lo spazio.

Come farlo

– Sgombera la tua scrivania alla fine della giornata

– Archiviare o custodire i documenti

– Limitare gli effetti personali a una quantità modesta

Evitare

– Lasciare documenti riservati in vista

– Occupare gli spazi condivisi

Regola 24. Limiti professionali

Sii cordiale con i colleghi, ma mantieni un tono appropriato per l'ambiente di lavoro, sia per quanto riguarda le questioni personali, sia per il linguaggio e i social media.

Perchè é importante

Confini ben definiti tutelano le relazioni e la reputazione di tutte le parti coinvolte.

Come farlo

– Mantenere un linguaggio professionale

– Pensaci bene prima di connetterti con i colleghi sui social media personali

– Rispetta le linee gerarchiche e le politiche della tua azienda

Evitare

– Condivisione eccessiva di informazioni personali

– Spettegolare sui colleghi

Regola 25. Calma

Mantieni la calma e la cortesia, soprattutto sotto pressione.

Perchè é importante

Le persone si fidano dei colleghi che mantengono la calma e si dimostrano premurosi anche quando i piani non vanno come previsto.

Come farlo

– Fai una pausa prima di rispondere quando sei frustrato

– Parla con tono misurato

– Sollevare i problemi in privato e in modo costruttivo

Evitare

– Perdere la pazienza in pubblico

– Criticare i colleghi di fronte agli altri